Menyusun fail pejabat boleh menjadi tugas yang sukar, terutama jika anda mempunyai sejumlah besar fail dan dokumen, tetapi tidak perlu menjadi proses yang menyakitkan. Merancang lebih awal dan menentukan sistem fail dapat membantu anda mengatur fail anda agar sesuai dengan perniagaan anda dan memastikan bahawa anda akan menemui dokumen penting dengan lebih berkesan. Setelah fail anda teratur, anda perlu berpegang pada sistem yang konsisten untuk mengekalkan fail anda dengan cara yang betul.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 3: Membangunkan Sistem
Langkah 1. Buat kategori fail
Perkara pertama yang perlu dilakukan jika anda ingin menyusun fail anda adalah menentukan kategori utama apa yang akan anda gunakan untuk menyusun. Berbagai jenis pejabat akan mempunyai pelbagai jenis kategori, tetapi sistem umum adalah sama. Anda perlu mengetahui sistem yang menyusun fail anda dengan cara yang bermakna.
Contohnya, jika anda bekerja di pejabat undang-undang dan perlu mengatur fail pelanggan, anda mungkin menyusun mengikut jenis kes umum: litigasi, probet, korporat, pentadbiran, dan lain-lain
Langkah 2. Sediakan subkategori
Dalam setiap kategori, anda boleh mendapatkan yang lebih spesifik dengan membuat senarai subkategori. Sebarang kepingan kertas yang perlu difailkan dapat ditentukan oleh dua istilah - kategori umum dan kemudian subkategori.
Sebagai contoh, jika anda menyiapkan sistem pemfailan untuk masalah kewangan, anda mungkin mempunyai kategori umum "Pembayaran Keluar," dan kemudian menetapkan subkategori vendor, pembekal, perkhidmatan, profesional dan kos pentadbiran
Langkah 3. Gunakan sistem pengekodan warna
Kedengarannya mudah, tetapi boleh menjadi kaedah yang sangat berkesan untuk mengatur fail anda untuk akses cepat. Tentukan berapa banyak kategori yang anda akan ada dalam sistem pemfailan anda, dan kemudian gunakan banyak folder berwarna itu.
Daripada menggunakan folder yang berwarna sepenuhnya, anda boleh menggunakan folder manila biasa dan mendapatkan pelekat berwarna. Anda kemudian boleh melekatkan pelekat di tab atas, di tepi folder, atau keduanya untuk lebih jelas
Langkah 4. Label fail
Setiap fail di pejabat anda kini mempunyai tempat yang jelas. Anda harus menulis label pada tab setiap folder dengan jelas dan kemas sehingga anda akan mengetahui di mana ia berada. Label pada setiap folder harus bermula dengan kategori umum dan kemudian diikuti oleh subkategori tertentu. Contohnya, folder yang mengandungi rekod pembayaran kepada vendor anda akan mempunyai label, "Pembayaran Keluar / Vendor."
- Label pada setiap fail hendaklah dicetak dengan kemas dan konsisten mungkin. Anda boleh dengan mudah membeli pakej perisian yang membolehkan anda memformat label, jadi anda boleh menaip dan mencetaknya menggunakan komputer anda.
- Sekiranya anda mencetak label anda dengan komputer, anda harus menggunakan saiz dan gaya fon yang konsisten. Sekiranya anda mencetak dengan tangan, anda harus berusaha untuk konsisten dan sehalus mungkin.
Langkah 5. Susun fail mengikut abjad
Apabila sistem pemfailan anda dibuat dan anda telah membuat semua folder anda, kemudian susunlah. Anda harus menyusun folder umum mengikut abjad. Dalam setiap folder umum, semua subkategori harus disusun mengikut abjad juga.
Anda boleh memilih untuk menyusun beberapa maklumat mengikut tarikh dan bukannya dengan label topik. Sekiranya demikian, maka anda perlu memutuskan sendiri jika lebih masuk akal untuk menyusun fail anda dengan item terbaru di hadapan dan beralih ke yang tertua, atau sebaliknya
Langkah 6. Biarkan beberapa inci ruang di setiap laci pemfailan
Semasa anda membuat sistem pemfailan, anda perlu memberi ruang untuk fail berkembang. Seiring berjalannya waktu, anda pasti akan menerima lebih banyak kertas untuk ditambahkan ke setiap folder. Tinggalkan ruang untuk mengembangkan fail anda. Jika tidak, anda akan mempunyai tugas sukar untuk memindahkan keseluruhan bahagian atau laci fail untuk memberi ruang.
Kaedah 2 dari 3: Menyusun Fail Tidak Beratur
Langkah 1. Kumpulkan semua bahan yang perlu difailkan
Sekiranya anda memulakan dengan koleksi kertas yang belum disusun dan tidak berfungsi, anda perlu memulakannya dengan mengumpulkan kertas tersebut. Cari tempat kerja dan kumpulkan semuanya dalam satu timbunan. Anda kemudian dapat berusaha mengatur.
Langkah 2. Pisahkan kertas menjadi dua kumpulan untuk "tindakan" dan "pengajuan
"Sebagai langkah pertama, anda harus membuat folder atau tumpukan untuk semua yang memerlukan tindakan segera. Kertas kerja ini tidak boleh difailkan, atau anda mungkin tidak ingat untuk melakukan kerja yang perlu dilakukan. Ketepikan folder "tindakan" ini untuk segera ditangani. Kemudian teruskan memfailkan baki kertas.
Susun fail "tindakan". Kertas yang perlu ditangani dengan segera harus disusun menjadi kumpulan yang lebih kecil berdasarkan pekerjaan yang perlu anda lakukan. Contohnya, sediakan subkategori seperti panggilan, menulis, menyampaikan, dan membayar
PETUA PENGALAMAN
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Langkah 3. Angkat setiap kertas sekali
Semasa anda menyusun kertas kosong yang anda ajukan, buat keputusan tentang setiap kertas tersebut semasa anda menyemaknya. Angkat kertas, baca semula, tentukan kategori dan subkategori mana yang termasuk dalam sistem pemfailan anda, dan kemudian letakkan. Mengusahakan dengan cara ini akan membantu anda dengan konsisten dalam pemfailan anda dan akan membantu anda menjimatkan masa dengan menangani setiap item hanya sekali.
Semasa anda menyemak setiap item, anda harus menentukan sama ada anda perlu menyimpannya. Sekiranya kertas itu adalah sesuatu yang telah ditangani dan bukan sesuatu yang perlu anda simpan sebagai rekod, maka pertimbangkan untuk membuangnya daripada mengemukakannya
Langkah 4. Buka setiap item
Sebilangan besar kertas kerja yang anda miliki mungkin mempunyai surat-menyurat dan mungkin dalam sampul surat dan dilipat. Keluarkan kertas dari sampul suratnya, buka rata, dan kemudian failkan. Memfailkan setiap kertas dengan cara ini membantu folder anda masuk secara seragam di dalam laci fail, tanpa membongkok di mana kertas yang dilipat menumpuk.
- Tentukan sama ada anda perlu menyimpan sampul surat. Dalam kebanyakan kes, sampul surat tidak diperlukan dan boleh dibuang. Walau bagaimanapun, jika anda percaya anda mungkin memerlukan bukti penghantaran atau bukti tanda pos, maka anda harus memasukkan sampul surat ke kertas dan menyimpannya bersama.
- Banyak kertas hendaklah dicantum bersama. Ini akan mengelakkan perkara berpisah atau hilang. Staples lebih disukai daripada klip kertas kerana (a) mereka lebih kemas dalam fail dan (b) mereka tidak mempunyai masalah tergelincir.
Kaedah 3 dari 3: Menyelenggara Fail Anda
Langkah 1. Gunakan bakul "Ke Fail"
Apabila surat-menyurat baru memasuki pejabat anda atau apabila kertas kerja baru dibuat, anda mungkin tidak dapat mengemukakannya dengan segera. Anda harus meletakkan semua perkara yang perlu diajukan dalam satu tempat untuk difailkan apabila anda mampu. Bakul di meja anda, berlabel "Ke Fail", adalah cara yang baik untuk mengetepikan kertas ini sehingga anda siap.
Langkah 2. Tentukan masa yang konsisten untuk mengerjakan pemfailan
Sekiranya anda boleh, jadualkan waktu yang konsisten setiap hari atau minggu agar anda dapat mengemukakan kertas baru. Sekiranya anda membuat pemfailan sebagai sebahagian rutin dari rutin anda, kemungkinan besar anda akan mengikutinya.
- Contohnya, anda mungkin menyisihkan setengah jam terakhir setiap hari untuk memfailkan surat khabar hari itu. Sekiranya ini tidak cukup masa, maka anda mungkin mencuba membuat dua kali setiap hari, sebelum anda pergi makan tengah hari dan kemudian sebelum berangkat pada hari tersebut.
- Kunci kejayaan adalah ketekalan dan pengulangan.
Langkah 3. Pastikan orang lain yang mempunyai akses ke fail memahami sistem
Sekiranya anda adalah satu-satunya orang yang menggunakan fail anda, maka anda seharusnya dapat mengekalkan pesanan yang telah anda buat dengan mudah. Namun, jika orang lain perlu menggunakan kertas dalam fail anda, anda harus memastikan bahawa mereka memahami - dan mengikuti - sistem yang telah anda buat. Mempunyai sistem pemfailan tidak akan berguna jika kertas salah disusun dan dimasukkan ke dalam folder yang salah.
Sekiranya mungkin lebih cekap dan lebih berkesan jika anda menawarkan untuk mendapatkan sesuatu yang mungkin diperlukan oleh orang lain di pejabat anda, dan kemudian minta mereka mengembalikan semuanya terus kepada anda. Oleh itu, anda boleh memastikan bahawa semuanya diisi semula dengan betul
Langkah 4. Simpan dokumen penting di tempat yang selamat
Sebilangan bahan khas mungkin perlu disimpan di lokasi khas dan berasingan. Contohnya, beberapa kertas mungkin perlu disimpan di dalam peti keselamatan atau di peti kunci tahan api. Anda mungkin perlu menyimpan beberapa bahan di luar laman web, di peti deposit keselamatan bank atau di pejabat peguam syarikat anda.
Langkah 5. Semak fail anda dengan kerap
Sekurang-kurangnya sekali dalam setahun, atau lebih kerap jika perlu, anda harus meluangkan masa untuk menyemak fail anda. Tujuan tinjauan ini adalah untuk memutuskan sama ada terdapat kertas atau keseluruhan folder yang boleh dibuang atau mungkin dipindahkan ke kemudahan penyimpanan di luar lokasi. Sekiranya sesuatu tidak akan diperlukan lagi, maka anda harus membuangnya. Sekiranya ia adalah sesuatu yang tidak anda harapkan untuk digunakan secara berkala tetapi mungkin perlu disimpan sebagai rekod, maka anda harus menghantarnya ke simpanan.
