Fail kertas boleh menyakitkan, terutamanya ketika menumpuk di meja anda. Untuk mendapatkan pegangan yang lebih baik pada kertas dan resit anda yang salah, cubalah menyusun semua dokumen yang belum dilengkapkan. Seterusnya, gunakan kabinet pemfailan atau laci untuk menyusun fail anda ke dalam pelbagai folder. Sekiranya anda ingin menghilangkan kekacauan pejabat anda sama sekali, anda boleh memuat naik dokumen anda ke komputer, wiki, atau sistem berasaskan awan yang lain. Dengan rancangan asas yang ada, anda dapat menguruskan banyak jenis fail dengan lebih baik di ruang pejabat anda!
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 3: Menyaring Melalui Dokumen Anda
Langkah 1. Pisahkan dokumen yang perlu difailkan dari dokumen yang masih anda gunakan
Semasa anda mula menyusun kertas anda, buat timbunan untuk mereka yang sudah siap disimpan dan timbunan yang terpisah untuk mereka yang perlu tinggal di meja anda. Dapatkan penyusun kertas 2-slot untuk meja anda supaya dokumen anda tetap tersusun walaupun selepas proses penguraian dan pemfailan awal. Simpan dokumen yang akan anda gunakan dalam 1 slot dan dokumen yang siap difailkan di slot lain.
Langkah 2. Pilih satu hari setiap minggu untuk mengemukakan kertas kerja anda
Jangan biarkan keranjang dokumen baru anda tidak terkawal; sebaliknya, sisihkan satu atau dua hari untuk menyusun dan menyusun fail anda. Sekiranya anda tidak mempunyai banyak resit dan dokumen di ruang kerja anda, anda mungkin hanya memerlukan 1 hari untuk menyelesaikan tugas. Walau bagaimanapun, jika pekerjaan anda melibatkan banyak kertas kerja, anda mungkin ingin menyisihkan 2-3 hari untuk menyusun dokumen anda yang tidak teratur.
Menyusun fail anda setiap minggu menjadikan proses organisasi lebih terkawal
Langkah 3. Labelkan semua fail anda dengan tarikh buang untuk mengelakkan kekacauan
Sebelum mengemukakan dokumen baru, periksa tarikh dan kandungan setiap fail dengan teliti. Sekiranya dokumen berkenaan dengan projek yang sedang berjalan atau masalah lain, tulis "dalam proses" di bahagian atas fail. Sekiranya kertas itu membincangkan projek yang telah siap, labelkan fail sebagai "selesai." Selain itu, tandakan saat fail tidak lagi diperlukan, dan dokumen boleh dikorek atau dikitar semula.
Sekiranya anda mengimbas fail dengan cepat, notasi ini dapat membantu anda mencari fail yang betul dengan lebih berkesan
Langkah 4. Kitar semula sebarang dokumen yang tidak berkaitan dan bukannya memfailkannya
Jangan menganggap bahawa setiap fail layak mendapat tempat di kabinet pemfailan atau laci anda. Sebaliknya, ketepikan dokumen yang tidak diperlukan di tong sampah anda. Sekiranya fail anda mengandungi maklumat peribadi, hancurkan dokumen dan bukannya kitar semula.
Cincang semua fail dengan maklumat kewangan dan akaun, nombor keselamatan sosial anda, atau maklumat sensitif lain
Kaedah 2 dari 3: Memilih Sistem Pengisihan
Langkah 1. Pilih ruang simpanan fizikal untuk fail anda
Kaji susun atur ruang kerja anda, dan fikirkan sistem pemfailan apa yang paling sesuai. Sekiranya anda mempunyai pejabat, kabinet pemfailan besar mungkin merupakan pilihan yang baik. Walau bagaimanapun, jika anda mempunyai ruang kerja yang lebih kecil, maka laci pemfailan atau tong sampah mungkin lebih masuk akal secara logistik.
- Semasa membeli sistem penyimpanan baru, cubalah mengutamakan kualiti daripada harga.
- Terlepas dari sistem pemfailan anda, pastikan untuk meletakkan dokumen sensitif dalam folder selamat.
Langkah 2. Susun kertas anda mengikut tarikh jika fail anda peka dengan masa
Pilih sistem organisasi yang paling sesuai untuk perniagaan atau ruang pejabat anda. Sekiranya tugas anda berpusat pada tarikh akhir, cuba pesan folder anda dengan tarikh terakhir di hadapan. Seiring berjalannya hari, teruskan menambah folder dan fail baru di bahagian depan kabinet pemfail atau laci.
- Anda boleh mempunyai fail berasingan untuk hari, minggu, atau bulan, misalnya.
- Sebagai contoh, jika anda bekerja sebagai perunding cukai, masuk akal untuk memfailkan dokumen pelanggan anda mengikut tarikh.
- Sistem ini berfungsi dengan baik untuk individu yang bekerja dengan bahan sensitif masa.
Langkah 3. Reka sistem penyusun berdasarkan kalendar jika anda berurusan dengan fail kronologi
Sekiranya anda menangani sejumlah besar fail di ruang pejabat anda, cuba tambahkan sistem pemfailan "tickler" ke kabinet dan laci anda. Sama seperti kalendar, sistem "tickler" menggunakan 12 folder besar untuk diwakili setiap bulan, dengan 28-31 subfolder menyertai setiap folder besar untuk setiap hari dalam sebulan. Cuba gunakan kaedah ini jika anda mempunyai pekerjaan yang berorientasikan tarikh.
- Sebagai contoh, jika anda bekerja di sebuah syarikat eksport, mungkin lebih mudah menyusun fail anda mengikut bulan dan tarikh dan bukannya kategori umum.
- Sistem ini lebih baik untuk individu yang lebih suka organisasi berangka, konkrit, berbanding dengan pengekodan warna.
Langkah 4. Susun fail anda mengikut topik jika anda lebih suka mengkategorikan kertas anda
Pilih kategori yang berbeza untuk folder anda, kemudian urutkan mengikut kesesuaian. Semasa mengatur kabinet pemfail atau laci anda, letakkan folder dengan paling relevan dan penting di bahagian depan. Teruskan menyusun fail anda dengan mempertimbangkan perkara ini, sehingga anda mempunyai akses mudah ke dokumen penting.
Contohnya, jika anda seorang penasihat kewangan untuk sebuah syarikat, lebih masuk akal untuk menyusun dokumen anda mengikut kepentingan dan kesesuaian, seperti "pelaburan", "gaji," dan "cukai."
Langkah 5. Pilih nama kategori luas untuk fail anda
Jangan gunakan label yang panjang dan terlalu khusus untuk folder anda. Sebagai gantinya, cubalah memilih label umum dan inklusif, supaya anda tidak sukar menyusun fail baru di kemudian hari. Sekiranya anda ingin membuat sistem pemfailan yang lebih khusus, cuba tambahkan subfolder ke sistem pemfailan yang lebih besar dan lebih umum.
Contohnya, "Laporan Perbelanjaan untuk 3 April" tidak akan menjadi kategori yang baik untuk folder umum, kerana terlalu spesifik. Sebagai gantinya, labelkan folder sebagai "Laporan Perbelanjaan", yang jauh lebih terbuka
Petua:
Pembuat label adalah kaedah yang mudah dan cekap untuk mengkategorikan fail anda.
Langkah 6. Kodkan dokumen anda untuk membuat sistem yang menarik secara visual
Melabur dalam pelbagai folder dan label fail pelbagai warna. Seterusnya, tetapkan kategori fail yang berbeza ke warna folder dan label yang berbeza, sehingga anda dapat memastikan sistem pemfailan anda tetap konsisten. Cuba gunakan warna dan kategori yang sama di seluruh kabinet dan laci pemfailan anda, supaya anda dapat mengakses pelbagai fail dengan cepat dan cekap.
- Contohnya, labelkan folder kuning anda untuk surat-menyurat e-mel, folder merah untuk borang berkaitan cukai, dan folder hijau untuk daftar gaji.
- Cuba gunakan skema warna dan label yang senang diingat. Contohnya, hijau boleh menjadi label warna yang bagus untuk bentuk kewangan, kerana warna hijau sering dikaitkan dengan wang.
- Sistem ini sesuai untuk pelajar visual.
Kaedah 3 dari 3: Mengambil Pendekatan Digital
Langkah 1. Imbas fail kertas anda untuk menyimpannya secara digital
Setiap kali anda menambah fail baru ke kabinet atau laci anda, gunakan pengimbas untuk memuat naik fail versi digital ke komputer anda. Sekiranya anda perlu mengakses fail dengan cepat, anda akan mempunyai masa yang lebih cepat dan lebih mudah untuk mencari di komputer desktop anda daripada anda akan mencari beberapa folder. Sekiranya keseluruhan sistem pemfailan anda berasaskan kertas, imbas dan muat naik fail anda untuk membuat sandaran digital.
- Jangan stres jika anda tidak mempunyai sistem pemfailan digital! Cukup imbas dan muat naik fail anda 1 folder pada satu masa.
- Anda juga dapat mengimbas fail menggunakan aplikasi telefon tertentu.
Langkah 2. Pilih nama yang konsisten untuk semua fail anda
Pilih label untuk dokumen digital anda yang senang dicari dan diakses. Sebaik-baiknya, cubalah agar fail-fail ini mengikutinya, seperti tarikh atau nama belakang, kerana ini akan menjadikannya lebih mudah untuk disusun. Sekiranya perlu, sertakan lokasi, set data, atau nombor versi yang relevan dalam tajuk fail anda.
- Jangan gunakan watak khas dalam tajuk fail anda, kerana komputer tidak dapat memprosesnya dengan betul.
- Contohnya, labelkan dokumen anda sebagai 20031124 ketika merujuk tarikh tertentu seperti 24 November 2003.
Langkah 3. Susun fail digital anda dengan folder dan subfolder
Sama seperti kabinet pemfailan, gunakan pelbagai folder digital untuk menyimpan dan menyusun dokumen yang diimbas. Di desktop anda, buat dan labelkan beberapa folder yang berkaitan dengan fail yang anda muat naik. Sekiranya anda ingin menggunakan kategori yang lebih spesifik, buat beberapa subfolder dalam setiap folder yang lebih besar. Terus bermain dengan folder digital anda sehingga anda menemui sistem yang sesuai untuk anda!
Sebagai contoh, jika anda mempunyai folder yang disebut "Pajak", anda boleh membuat beberapa subfolder untuk tahun yang berlainan
Langkah 4. Muat naik dokumen anda ke wiki supaya banyak orang dapat mengaksesnya
Sekiranya ruang kerja anda lebih kolaboratif, buat wiki dalam talian yang boleh diakses oleh rakan sekerja dan atasan anda. Setelah masuk ke wiki, gunakan bahagian "kotak alat" untuk mengakses butang "muat naik fail". Dengan ciri ini, anda dapat menghubungkan dokumen yang baru anda muat naik ke pelbagai orang yang kini dapat melihat dan mengakses fail tersebut.
Perlu diingat bahawa sesiapa sahaja boleh mengedit fail di wiki
Langkah 5. Gunakan perisian berasaskan awan untuk memfailkan dokumen semasa dalam perjalanan
Muat turun aplikasi atau perkhidmatan digital lain yang berfungsi di komputer dan peranti mudah alih. Untuk menyimpan fail anda di 1 tempat, gunakan perkhidmatan ini untuk memuat naik gambar fail anda, sehingga file tersebut dapat disimpan dalam perisian berasaskan awan. Walaupun beberapa perisian percuma, anda mungkin perlu membayar untuk mendapatkan lebih banyak simpanan.
