Beberapa perkara lebih penting bagi pejabat yang berjalan lancar daripada sistem pemfailan yang berfungsi. Sama ada anda satu-satunya yang mengakses fail atau anda berkongsi dengan kakitangan, sistem pemfailan yang anda pilih mesti disusun agar semua orang dapat mencari apa yang mereka cari. Sekiranya sistem pemfailan sukar digunakan, anda akan menggantung di atas kertas kerana takut kehilangannya di dalam fail, dan anda akan mempunyai timbunan kertas yang meliputi meja anda.
Langkah-langkah
Langkah 1. Tentukan sistem pemfailan
Apa pun itu, ia mesti masuk akal, jadi anda akan mengetahui dengan tepat di mana setiap kepingan kertas itu berada. Pilihan anda adalah:
- Mengikut abjad. Sistem ini paling baik apabila kebanyakan fail anda akan menjadi nama pelanggan, pesakit atau pelanggan.
- Subjek atau kategori: Sebilangan besar sistem fail disusun mengikut subjek atau kategori, yang berfungsi dengan baik apabila disiapkan dengan betul, tetapi juga boleh menjadi yang paling membingungkan jika tidak.
- Berangka / Kronologi. Ini terbaik apabila fail anda terdiri daripada bahan bernombor atau bertarikh, seperti pesanan pembelian atau penerimaan.
Langkah 2. Isi laci fail anda dengan folder gantung
Folder gantung tidak akan dikeluarkan, bertindak sebagai pemegang tempat sampul surat manila yang akan anda keluarkan dari laci.
Langkah 3. Susun kertas anda menjadi timbunan mengikut kategori
Sekiranya timbunan setinggi lebih dari satu atau dua inci, bahagikannya kepada subkategori. Sekiranya timbunan terlalu nipis, gabungkan dengan timbunan yang lain dan namakan semula. Nama-nama cerucuk harus memudahkan untuk menentukan cerucuk yang masuk ke dalam setiap kepingan kertas.
Langkah 4. Letakkan setiap timbunan ke dalam folder manila dan labelkan dengan jelas
Sebaiknya gunakan folder dengan tab yang berada di bahagian tengah daripada berperingkat-peringkat kerana menjadikan fail kelihatan lebih kemas.
Langkah 5. Letakkan folder manila ke dalam folder gantung
Untuk kebanyakan fail, folder gantung biasa akan berfungsi, tetapi untuk fail tebal atau fail yang harus anda bahagikan menjadi subkategori, gunakan folder bawah kotak. Anda boleh memesan folder seperti yang anda mahukan, tetapi kebanyakan orang menggunakan sistem abjad pada ketika ini.
Langkah 6. Labelkan folder gantung dengan nama yang sama dengan folder manila
Letakkan semua tab plastik di sebelah kiri folder kecuali anda menggunakan kabinet fail sisi. Untuk fail lateral, yang berjalan dari kiri ke kanan ketika anda membuka laci dan bukannya depan ke belakang, letakkan tab di sebelah kanan.
Langkah 7. Letakkan bekalan folder gantung dan manila di dekat fail sehingga anda dapat menambahkan folder dengan mudah jika anda mendapati diri anda dengan sehelai kertas yang bukan milik folder yang ada
Elakkan folder yang terlalu tebal atau terlalu nipis. Anda juga mungkin mahu melabelkan semula folder dan mengagihkan semula kertas jika anda memutuskan bahawa anda perlu mengkategorikan semula.
Langkah 8. Pada akhir tahun, keluarkan semua folder, label folder manila segar dengan nama kategori yang sama dan letakkan di dalam fail
Teliti folder lama untuk melihat apakah ada yang perlu dipindahkan ke fail semasa, dan letakkan selebihnya di arkib anda.
Petua
Anda mungkin tergoda untuk memberi warna pada fail anda, menggunakan komputer anda untuk mencetak label fail atau menjadikan fail anda lebih menarik. Walau bagaimanapun, apabila anda harus membuat perubahan, seperti menambahkan satu folder, anda akan merasa tidak senang jika mendapati anda tidak mempunyai folder warna yang betul atau perlu menulis label fail dengan tangan. Lebih baik menjaga perkara-perkara yang mudah
Amaran
- Jangan sekali-kali membuat timbunan lain untuk perkara yang tidak dapat anda kategorikan, kerana semuanya akan berakhir di sana.
- Setelah anda membuat sistem pemfailan, anda mesti mengikuti pemfailan anda. Luangkan masa setiap hari untuk mengambil kertas dari meja anda dan memfailkannya. Tahan godaan untuk meletakkan keranjang pemfailan mendalam di atas fail anda, kerana anda hanya akan mengisinya, dan ia akan menjadi fail lain.
