Menyusun kabinet pemfailan mungkin sukar, sama ada kabinet rumah yang dipenuhi dengan bil dan maklumat cukai berbayar atau kabinet kerja yang dipenuhi dengan projek dan invois yang telah siap. Aturkan kabinet pemfailan anda dengan menyingkirkan fail lama, mencari sistem pemfailan yang sesuai untuk anda, dan terus mengekalkannya.
Langkah-langkah
Bahagian 1 dari 4: Membersihkan Dokumen Lama
Langkah 1. Beli kabinet pemfailan jika anda tidak memilikinya
Carilah kabinet berkualiti baik yang berukuran baik untuk kediaman atau pejabat anda mengikut anggaran anda. Pertimbangkan kabinet tahan api dan kalis air, sekiranya berlaku bencana alam yang boleh melanda rumah anda. Sekumpulan kabinet seperti itu terdapat di kedai tempatan, kedai perabot, kedai pertukangan dan pusat membeli-belah.
Langkah 2. Mula meneliti fail anda
Ketepikan apa sahaja yang sudah tua atau tidak perlu. Mengetepikan:
- Resit untuk produk yang tidak anda miliki lagi.
- Mel sampah
- Bil lama untuk perkhidmatan yang tidak lagi anda gunakan
- Surat perniagaan dari pekerjaan lama
- Setem yang anda tidak perlukan lagi
Langkah 3. Jangan takut untuk membuang barang
Walaupun dokumen tertentu seperti sijil kelahiran dan maklumat cukai jelas penting, mungkin ada surat sampah atau resit lama yang kelihatan penting tetapi sebenarnya tidak. Fikirkan setiap dokumen semasa anda membuat keputusan, dan fikirkan apakah dokumen itu benar-benar berguna pada masa akan datang. Sekiranya anda tidak akan ketinggalan jika hilang selama setahun, mungkin tidak mengapa untuk membuangnya.
Langkah 4. Berhati-hati semasa membuang barang di tempat kerja
Pastikan anda bertanya kepada penyelia anda sebelum anda membuang sesuatu, kerana perkara itu mungkin lebih penting daripada yang anda fikirkan. Syarikat anda juga mungkin mempunyai dasar mengenai berapa lama perkara perlu disimpan dan bagaimana ia perlu dilupuskan.
Langkah 5. Tentukan perkara yang perlu dijaga
Ini biasanya bergantung pada seberapa baru atau berguna. Gunakan budi bicara dan fikirkan sama ada dokumen itu akan berguna atau diperlukan pada masa akan datang. Sekiranya mereka benar-benar penting, simpanlah. Untuk maklumat cukai, rekod insurans dan dokumen penting, simpannya untuk jangka masa berikut:
- Simpan maklumat penyata cukai selama 7 tahun, serta sebarang penerimaan untuk item yang anda tolak dari cukai anda. IRS dapat mengaudit pengembalian hingga 6 tahun setelah cukai anda diajukan.
- Simpan rekod insurans, penyata gadai janji dan bukti derma amal sehingga tiga tahun.
- Pastikan menyimpan dokumen yang sangat penting seperti surat beranak dan perkahwinan, kad keselamatan sosial, hak milik, surat ikatan, dan pasport. Jaga keselamatan mereka dan jangan sekali-kali menyingkirkannya.
Langkah 6. Cincang setiap dokumen yang telah anda ketepikan
Membuang dokumen yang tidak dapat dikorek dapat meninggalkan maklumat peribadi anda kepada sesiapa yang melihatnya. Walaupun anda tidak pasti sama ada dokumen itu sensitif, lebih baik menghancurkannya kerana dokumen tersebut mengandungi alamat, tarikh lahir atau maklumat lain.
Langkah 7. Menghancurkan atau memusnahkan media digital juga
Banyak bandar dan perniagaan akan mengalami beberapa hari di mana penduduk tempatan atau pekerja dapat membawa disket lama, CD atau cakera keras untuk dimusnahkan. Mereka akan memastikan ia dilakukan dengan betul.
Bahagian 2 dari 4: Menyusun Dokumen Penting Anda
Langkah 1. Mula menyusun baki fail
Pindah ke meja atau meja besar dan susun kertas menjadi timbunan yang logik dan masuk akal bagi anda. Ini akan menjadi fail individu anda. Buat timbunan yang akan membantu anda mencari dengan tepat apa yang anda cari. Pertimbangkan kategori untuk kabinet rumah seperti:
- Utiliti
- Auto
- Perubatan
- Haiwan peliharaan
- Perniagaan
- Rumah
- Cukai
- Kewangan
Langkah 2. Minta nasihat rakan sekerja mengenai kabinet kerja
Mungkin ada konvensyen syarikat khusus untuk mengatur kertas kerja di tempat kerja anda. Sekiranya tidak, buat fail mengikut kronologi atau abjad. Tanyakan kepada rakan sekerja yang rapi sistem apa yang paling sesuai untuk mereka.
Langkah 3. Pastikan kategori anda mudah
Semakin spesifik yang anda dapat, semakin banyak fail yang anda ada, yang bermaksud lebih banyak kekacauan di kabinet anda. Pastikan fail utama anda lebih umum, dan kemudian susun dokumen di dalamnya.
Langkah 4. Tentukan sama ada untuk mengatur mengikut nama atau tarikh
Sebaik sahaja anda menyusun setiap kertas ke timbunan yang betul, mulailah menyusunnya dengan cara yang mudah dicari.
- Untuk senarai mengikut abjad, seperti jenama pada resit, letakkan item bermula dengan A di bahagian atas timbunan, turun hingga Z.
- Untuk pemfailan kronologi, seperti tarikh penyata cukai, letakkan dokumen paling terkini di bahagian atas timbunan, dengan menggunakan dokumen tertua di bahagian bawah.
Langkah 5. Letakkan setiap timbunan anda ke dalam folder
Masukkan kertas supaya dokumen di bahagian atas timbunan berada di bahagian depan folder. Ini akan menjadikan dokumen dalam urutan yang sama seperti yang anda susun.
Bahagian 3 dari 4: Membuat Fail Mudah dicari
Langkah 1. Labelkan setiap folder dengan jelas
Pastikan tulisan di tab besar, mudah dibaca, dan masuk akal bagi anda dan orang lain di pejabat atau keluarga anda. Gunakan pembuat label untuk lebih jelas.
Langkah 2. Biarkan setiap laci memegang kategorinya sendiri, dan label juga dengan jelas
Bahagikan fail anda di antara laci dengan cara yang masuk akal bagi anda, dengan setiap laci mengandungi kategori yang berbeza. Setiap kategori harus mengandungi fail yang berkaitan, yang akan membantu anda mencari barang dengan lebih mudah.
- Maklumat kewangan seperti dokumen cukai, fail pelaburan dan penyata gadai janji mungkin terdapat dalam satu laci.
- Dokumen peribadi seperti surat beranak, pasport dan rekod perubatan mungkin ada di dalam laci lain.
- Manual arahan untuk pelbagai item mungkin terdapat dalam buku yang lain.
Langkah 3. Pertimbangkan untuk menggunakan folder berwarna
Sekiranya anda memberikan warna yang sesuai dengan memori, ia akan menjadikan kertas anda lebih mudah dicari. Sekiranya anda sudah mempunyai folder manilla, tambahkan warna padanya dengan penanda atau penanda berwarna. Label berwarna boleh digunakan dengan lebih halus untuk tujuan yang sama.
Langkah 4. Gunakan sistem warna anda untuk membuat subkategori di dalam laci anda
Laci Bahan Maklumat, misalnya, mungkin dibahagikan kepada folder seperti "Manual Elektronik," "Manual Alat Kuasa" dan "Manual Bekalan Pembersihan".
Langkah 5. Tukar sistem anda jika tidak masuk akal
Selepas satu atau dua bulan penggunaan, jangan takut untuk mengubah perkara yang tidak sesuai untuk anda. Pindahkan fail yang berbeza ke hadapan, atau pecahkan kategori yang sukar dibezakan. Ingat bahawa kabinet pemfailan anda adalah sistem untuk anda, dan ia perlu sesuai dengan aliran kerja anda.
Bahagian 4 dari 4: Mengekalkan Organisasi
Langkah 1. Bersikap proaktif untuk tetap teratur
Segera perhatikan surat dan dokumen semasa mereka masuk, dan setelah anda mengatasinya, segera ajukan.
Langkah 2. Sediakan peti masuk di rumah atau pejabat anda
Lihat surat masuk anda sehari sekali. Anda tidak akan kehilangan apa-apa dengan cara ini, dan ia tidak akan menumpuk. Pemfailan sepertinya tidak seperti tugas yang dilakukan sedikit demi sedikit.
Langkah 3. Susun semula kabinet anda dengan kerap
Penyusunan semula setiap tahun disyorkan, dan anda juga dapat membersihkannya setiap suku tahun jika anda mempunyai sebilangan besar fail. Punca utama kekacauan dalam pemfailan kabinet adalah dokumen lama yang tidak lagi anda perlukan, jadi bersihkan dan hancurkan barang lama sekiranya perlu.
Langkah 4. Pertimbangkan untuk menukar sebilangan fail anda ke media digital
Semakin banyak dokumen yang dapat anda simpan dalam format digital, semakin kurang kekacauan fizikal anda dalam kabinet pemfailan. Calon yang baik untuk mengimbas termasuk penerimaan, bukti derma, atau penyata bank. Beberapa mungkin sudah tersedia dalam talian.
Langkah 5. Buat dokumen induk
Dalam dokumen tersebut, terangkan bagaimana sistem pemfailan anda berfungsi dan di mana keadaannya berada. Sekiranya berlaku kecemasan atau masalah yang tidak dijangka, orang lain mungkin perlu mengetahui cara mencari fail anda.
Petua
- Pastikan kabinet pemfailan anda terkunci jika anda mempunyai anak-anak yang ingin tahu atau ahli keluarga yang suka mengongkong.
- Sekiranya anda menghadapi masalah dengan membuka kunci, lihat Cara Memilih Kunci Kabinet Pemfailan.
- Simpan dokumen yang sangat sensitif seperti surat beranak atau surat beranak di peti deposit keselamatan atau kotak dokumen tahan api sekiranya anda bimbang kabinet fail tidak cukup selamat.
Amaran
- Sekiranya anda tinggal di kawasan yang rawan gempa, pasangkan kabinet ke dinding yang stabil. Ini akan mengelakkan mereka jatuh ke atas seseorang atau menyekat pintu semasa kejadian gempa.
- Muatkan fail anda dengan berhati-hati. Sekiranya laci atas penuh dan laci di bawahnya kosong, ia mungkin terbalik.
