Memfail sering menjadi tugas yang diperlukan untuk bekerja dan di rumah. Sekiranya anda melangkau pemfailan terlalu lama, anda dapat mengumpulkan timbunan kertas yang besar yang akan memakan masa berjam-jam atau bahkan beberapa hari untuk diselesaikan. Untuk memastikan peti masuk anda bebas dari kekacauan, selesaikan semua kertas yang anda terima setiap hari. Kemudian, buat sistem pemfailan yang sesuai untuk anda. Gunakan sistem anda untuk menyusun kertas sehingga anda dapat mengakses dokumen penting dengan mudah pada bila-bila masa!
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 3: Mengendalikan Pengambilan Kertas Harian Anda
Langkah 1. Buat kotak dalam untuk memegang kertas sehingga anda dapat menyusunnya
Peti masuk utama adalah tempat anda meletakkan semua kertas yang terdapat di meja anda atau melalui peti surat anda setiap hari. Ini dapat membantu anda untuk tetap teratur sehingga anda mempunyai masa untuk menyusun dan menangani setiap item.
- Anda boleh menggunakan kotak kadbod kecil sebagai kotak utama anda, atau dapatkan kotak, bakul, atau dulang khas untuk tujuan ini.
- Letakkan kotak di sudut meja anda, di atas meja berhampiran pintu depan anda, atau di tempat lain yang kelihatan sehingga anda tidak akan melupakannya.
Langkah 2. Pergi ke dalam kotak setiap hari dan ketepikan barang-barang penting
Perhatikan setiap item di dalam kotak anda sekali sehari untuk mencari item yang memerlukan perhatian segera. Ini mungkin termasuk bil yang akan jatuh tempo tidak lama lagi, jemputan pihak, atau borang yang sensitif terhadap masa. Ketepikan barang-barang ini supaya anda dapat merawatnya dengan segera.
Anda mungkin ingin mendapatkan kotak kedua dengan warna yang berbeza daripada kotak pertama untuk memasukkan barang keperluan. Sebagai contoh, anda boleh mendapatkan kotak merah untuk menunjukkan bahawa ini adalah barang yang mendesak
Langkah 3. Letakkan item yang ingin anda masukkan ke dalam kotak fail
Simpan kotak ketiga di sebelah kotak tengah dan kotak segera. Gunakan ini sebagai titik pengumpulan anda untuk item yang ingin anda failkan. Ini akan membantu anda memastikannya tetap teratur sehingga anda bersedia memfailkannya.
Pastikan kotak ini mempunyai warna yang berbeza daripada kotak lain. Jika tidak, anda mungkin akan mencampurkan kotak
Langkah 4. Masukkan barang yang tidak diperlukan ke tong sampah kitar semula kertas
Sebarang surat sampah atau barang tidak penting lain yang terdapat di dalam kotak anda boleh terus masuk ke tong sampah. Kenal pasti barang-barang ini semasa anda menyaring dokumen dan segera memindahkannya ke tong sampah untuk memastikan kekotoran dalam kotak anda bebas.
- Simpan tong kitar semula anda di lantai supaya anda tidak mengelirukannya dengan kotak lain.
- Sekiranya ada barang yang tidak diperlukan mengandungi maklumat peribadi, hancurkannya sebelum membuangnya.
Kaedah 2 dari 3: Memilih Sistem Pemfailan
Langkah 1. Tentukan fail bulanan dan harian jika anda mempunyai banyak tugas untuk diuruskan
Ini dikenali sebagai sistem pemfailan Tickler dan ini adalah kaedah terbaik untuk mengawasi apa yang perlu anda lakukan setiap hari. Tentukan folder fail untuk setiap bulan dan folder untuk setiap hari dalam sebulan. Kemudian, masukkan item ke dalam fail. Failkan item mengikut tarikh yang anda perlukan untuk mengusahakannya.
Contohnya, jika anda perlu membayar bil pada 23 September, kemudian masukkan bil ke dalam folder untuk tarikh tersebut
Langkah 2. Fail folder mengikut abjad untuk menyimpan dokumen penting dengan mudah
Pemfailan abjad berguna untuk mencari fail untuk individu, perniagaan atau subjek. Ini mungkin sesuai jika anda mempunyai banyak pelanggan dan anda ingin menyimpan fail masing-masing, atau jika anda mahukan cara mudah untuk menguruskan pemfailan rumah anda.
- Pastikan meletakkan nama belakang individu terlebih dahulu pada label fail, seperti, "Jones, Susan" atau "Watson, David."
- Abaikan kata-kata seperti "The", "A", dan "An" ketika mengajukan nama perniagaan. Sebagai contoh, jika anda mempunyai pelanggan yang bisnisnya disebut "The Cake Goddess," maka ajukan sesuai dengan "C" di "Cake", dan abaikan "T" di "The" ketika mengajukan.
Langkah 3. Pilih sistem pemfailan berangka untuk keperluan pengarsipan jangka pendek
Sekiranya anda mempunyai projek jangka pendek yang ingin anda simpan rekodnya, maka sistem pemfailan berangka mungkin berfungsi paling baik. Ini adalah ketika anda memberikan nombor untuk setiap dokumen dan memfailkannya mengikut nombor. Namun, perlu diingat bahawa anda juga harus melacak dokumen mana yang sesuai dengan angka mana, seperti dengan menggunakan spreadsheet.
- Sebagai contoh, anda mungkin menetapkan semua item yang anda terima pada minggu 14 Mac ke folder fail berlabel 1, kemudian semua item untuk minggu 21 Mac dalam fail berlabel 2, dan seterusnya.
- Pilihan lain adalah melabel fail mengikut tarikh dan menyusunnya mengikut kronologi. Contohnya, item yang diterima pada 2 Mei 2018 boleh disimpan dalam fail berlabel 5/2/2018.
Langkah 4. Kodkan fail anda dengan cepat dan mudah untuk mencari barang
Tentukan warna untuk setiap kategori fail anda. Ini akan membantu anda mencari kategori fail sekilas.
- Contohnya, gunakan warna merah untuk bil perubatan, biru untuk cukai, dan hijau untuk insurans.
- Untuk mewarnakan fail berangka atau abjad, tetapkan warna pada julat berangka atau abjad, seperti membuat fail 1-25 atau A-G hijau, 25-50 atau H-M ungu, dan 50-75 atau N-R kuning.
Langkah 5. Sertakan maklumat berkaitan tambahan pada folder fail
Menambah maklumat tambahan untuk menerangkan kandungan fail atau tindakan yang diperlukan juga akan membantu menjadikan sistem pemfailan anda lebih cekap. Untuk melakukan ini, anda mungkin mahu menambah 1 atau lebih item berikut:
- Nombor atau nama fail
- Tajuk fail
- Tarikh fail dibuka dan ditutup
- Nama jabatan atau pasukan
- Nombor rekod komputer
- Tarikh pelupusan dan kaedah pelupusan
Kaedah 3 dari 3: Menyusun Kertas ke dalam Fail
Langkah 1. Letakkan dokumen terbaru di atas fail
Gunakan tarikh yang tertera di dokumen untuk membantu anda melakukan ini. Setelah kertas anda siap untuk difailkan dan sistem pemfailan anda disiapkan, anda boleh mula memasukkan item ke dalam fail. Sentiasa pastikan dokumen paling terkini untuk setiap fail berada di atas sehingga mudah diakses.
Contohnya, jika anda mempunyai fail untuk insurans pemilik rumah anda, maka anda ingin meletakkan rekod insurans rumah yang anda bayar di bahagian atas fail
Langkah 2. Simpan lampiran dengan dokumen yang berkaitan dengannya
Sekiranya anda mempunyai resit yang berkaitan atau dokumen lain yang perlu disimpan bersama dengan dokumen lain, pastikan menyimpannya dalam fail yang sama. Anda juga mungkin ingin memasang atau memasang lampiran klip kertas di bahagian belakang dokumen.
Contohnya, jika anda mempunyai resit untuk membayar bil elektrik anda, jadikannya di belakang bil sekiranya anda perlu merujuknya
Langkah 3. Letakkan dokumen besar ke dalam sampul surat yang berasingan
Anda boleh memfailkan sampul surat ini di belakang fail yang berkaitan dengannya. Pastikan anda memasukkan keterangan isi di bahagian depan sampul surat. Ini akan membantu menghilangkan kekacauan dalam fail anda dan meningkatkan kecekapan sistem pemfailan anda.
Contohnya, jika anda mempunyai rangka tindakan untuk projek yang sedang anda jalankan, anda boleh memasukkannya ke dalam sampul besar
Langkah 4. Failkan dokumen asal dan buang salinannya
Tidak mengemukakan pendua akan membantu mengelakkan kekeliruan semasa anda mencari item dalam fail anda. Sekiranya anda menemui pendua, buang semua ini dan hanya failkan dokumen asalnya.
Sekiranya anda tidak pasti dokumen mana yang asli, maka anda mungkin perlu memfailkan kedua-dua item tersebut untuk memastikan anda mempunyai dokumen yang asli. Walau bagaimanapun, cubalah untuk tidak melakukan ini terlalu kerap atau fail anda akan bertambah dengan cepat
Petua
- Sekiranya anda tidak pasti sama ada mahu memfailkan atau mengitar semula item, simpannya selama 30 hari dan kemudian buat penilaian semula.
- Mengimbas dokumen yang tidak penting adalah cara lain untuk membersihkan kekacauan kertas sambil tetap menyimpan maklumat dalam dokumen sekiranya anda memerlukannya.
