Setiap orang mempunyai dokumen penting, dari surat beranak hingga maklumat perbankan, yang mereka mahu selamat dan terjamin. Walaupun kita tidak pernah mahu memikirkan perkara buruk yang berlaku, dokumen-dokumen ini sangat penting sekiranya berlaku kecemasan atau bencana. Nasib baik, menyimpan dan melindungi mereka adalah mudah. Dengan beberapa alat perancangan, organisasi, digitalisasi, dan penyimpanan, anda dapat menyimpan semua dokumen penting anda di tempat yang selamat.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 2: Melindungi Dokumen Anda
Langkah 1. Dapatkan kotak kunci mudah alih yang tahan api untuk dokumen penting
Kaedah terbaik untuk melindungi dokumen penting anda adalah dengan kotak kunci rumah. Inilah yang disyorkan FEMA untuk penyimpanan. Dapatkan kotak tahan api dan berkunci supaya dokumen anda selamat dalam keadaan kecemasan. Pastikan juga kotak itu senang dibawa sehingga anda dapat membawa dokumen anda jika anda terpaksa pergi.
- Kedai perkakasan atau bekalan pejabat biasanya membawa kes membawa dokumen. Anda juga boleh mendapatkannya dalam talian.
- Kotak kunci mungkin disertakan dengan kunci atau kunci gabungan. Apa sahaja yang anda pilih, pastikan anda menyimpan kunci atau kombinasi di tempat selamat yang boleh anda jangkau. Beritahu keluarga anda di mana untuk mendapatkannya juga.
- Sebilangan orang berpendapat bahawa meletakkan dokumen mereka di peti besi adalah rancangan terbaik, tetapi anda tidak akan dapat menyimpan peti besi besar atau berat. Ini bererti anda boleh kehilangan dokumen sekiranya terpaksa meninggalkan rumah. Kotak kunci mudah alih adalah pilihan yang jauh lebih baik.
Langkah 2. Masukkan semua dokumen ke dalam beg plastik sebelum mengunci kotak
Walaupun kotak kunci biasanya kalis air, kebocoran boleh berlaku, terutama jika berlaku banjir. Oleh kerana air boleh merosakkan dokumen penting, sebaiknya tambahkan lapisan perlindungan kedua. Masukkan semua dokumen ke dalam beg plastik yang boleh ditutup sebelum meletakkannya di dalam kotak.
Anda mungkin juga mahu meninggalkan kotak di tempat tinggi, seperti di rak atau di tingkat dua, sebagai langkah pencegahan tambahan terhadap kerosakan banjir
Langkah 3. Tinggalkan kotak kunci di tempat yang mudah dicapai yang boleh anda capai dengan cepat
Anda mungkin tidak mahu memikirkan untuk meninggalkan rumah anda dengan tergesa-gesa. Namun, jika ada jenis kecemasan seperti bencana alam, anda tidak boleh membuang masa mencari dokumen anda. Tinggalkan kotak kunci anda di tempat yang mudah dijangkau sehingga anda dapat merebutnya dengan cepat. Ini akan menjimatkan masa berharga anda dalam keadaan kecemasan.
- Anda harus menyembunyikan kotak itu sedikit, sekiranya pencuri memasuki rumah anda. Meletakkannya di bahagian belakang almari anda sudah cukup, asalkan anda tahu di mana ia berada dan boleh mendapatkannya dengan tergesa-gesa.
- Beritahu ahli rumah anda yang lain di mana kotak itu juga, sekiranya mereka harus pergi dengan cepat ketika anda tidak berada di sana.
Langkah 4. Labelkan kotak supaya mudah dikenali
Sekiranya anda tergesa-gesa atau orang lain perlu mengambil kotak itu, pastikan mudah dikenali. Letakkan label di atasnya yang tertera sesuatu seperti "Dokumen Penting." Dengan cara ini, anda dapat mencari dan merebut kotak dengan cepat dalam keadaan kecemasan.
Langkah 5. Sandarkan semua dokumen penting anda dengan salinan digital
Dokumen fizikal selalu rosak atau hilang, jadi sandaran digital sangat penting. Gunakan pengimbas dan digitalkan semua dokumen yang anda simpan di kotak kunci. Dengan cara ini, anda akan mendapat sandaran sekiranya ada yang rosak atau hilang.
- Terdapat juga aplikasi telefon pintar yang membolehkan anda mengambil gambar dan menyimpannya sebagai PDF. Ini adalah cara cepat dan mudah untuk membuat sandaran dokumen anda.
- Mendigitalkan dokumen yang kurang penting boleh menjadi kaedah yang baik untuk mengurangkan kekacauan di rumah anda juga. Sekiranya anda merasa terlalu banyak dengan kertas kerja yang terlalu banyak, ini dapat membantu anda menjadi teratur.
Langkah 6. Simpan salinan digital anda di sekurang-kurangnya 2 lokasi selamat
Sandaran digital adalah permulaan yang baik, tetapi anda juga perlu memastikan anda melindungi ini. Secara umum, simpan fail digital anda di sekurang-kurangnya 2 lokasi sehingga anda cenderung kehilangannya. Anda boleh memuatkan fail ke pemacu kilat yang boleh ditanggalkan dan meninggalkan pemacu itu di kotak kunci anda, dan juga memuat naik fail ke akaun penyimpanan awan yang selamat. Dengan cara ini, anda mempunyai banyak cara untuk mengakses dokumen anda dalam keadaan kecemasan.
- Pastikan anda melindungi kata laluan mana-mana folder yang anda simpan dalam dokumen penting. Tetapkan fail awan anda menjadi peribadi, dan masukkan kata laluan pada folder di komputer atau pemacu denyar.
- Anda juga boleh menyimpan pemacu kilat atau cakera keras di kotak kunci lain di bank anda. Dengan cara ini, anda mempunyai salinan digital di 2 lokasi fizikal.
Kaedah 2 dari 2: Menyimpan Dokumen yang Betul
Langkah 1. Masukkan semua dokumen pengenalan diri anda ke dalam peti kunci mudah alih
Sekiranya berlaku bencana, anda harus dapat membuktikan identiti dan hubungan keluarga anda. Simpan dokumen asal apa sahaja yang anda perlukan untuk mengenal pasti diri dan keluarga anda di peti kunci.
- Dokumen pengenalan diri termasuk pasport, surat beranak, kad keselamatan sosial, dan kad hijau atau rekod imigresen anda. Anda juga harus meninggalkan salinan lesen memandu atau kad pengenalan yang dikeluarkan oleh negara.
- Sekiranya anda berkhidmat dalam tentera pada bila-bila masa, sertakan juga ID perkhidmatan dan rekod anda.
- Untuk hubungan keluarga anda, sertakan catatan perkahwinan atau perceraian anda, surat beranak anak, kertas angkat atau hak penjagaan anak, dan rekod atau tanda pemilikan haiwan kesayangan.
Langkah 2. Simpan rekod kewangan anda untuk membuktikan kepemilikan anda
Rekod kewangan dan pemilikan adalah penting untuk pembayaran balik dan insurans setelah berlakunya bencana, jadi selalu sertakan juga dalam kotak kunci anda. Letakkan catatan kertas semua yang anda miliki dan semua aset anda supaya anda dapat memulihkannya sekiranya berlaku kemalangan dan anda harus pergi.
- Catatan pemilikan penting merangkumi akta ke rumah anda, penilaian nilai harta tanah, hak milik kereta anda dan dokumen pendaftaran lain, kehendak anda, dan maklumat akaun bank dan persaraan. Sertakan juga salinan sebarang rancangan insurans yang anda ada.
- Secara amnya, rekod untuk kewajipan kewangan baru-baru ini atau yang sedang berjalan juga ada di dalam kotak. Contohnya termasuk dokumen gadai janji anda, maklumat pinjaman, tunjangan, sokongan anak, rekod pembayaran automatik untuk kabel, gimnasium, utiliti, atau langganan, dan penyata cukai terkini.
- Sekiranya anda menyewa rumah anda dan bukannya memilikinya, sertakan perjanjian sewa atau sewa anda.
Langkah 3. Sertakan rekod perubatan anda supaya anda tidak kehilangannya
Anda juga memerlukan rekod kesihatan dan perubatan anda sekiranya berlaku kecemasan. Pastikan anda mempunyai rekod imunisasi dan vaksin, senarai ubat yang anda ambil, senarai alergi atau keadaan kesihatan anda, maklumat insurans kesihatan anda, borang surat kuasa perubatan, dan maklumat hubungan untuk doktor dan doktor gigi anda sehingga anda dapat menghubungi mereka jika anda perlu.
- Jangan lupa untuk memasukkan semua maklumat ini untuk ahli keluarga atau keluarga anda yang lain.
- Sekiranya anda mempunyai kecacatan, pastikan untuk menambahkan rekod yang membuktikan ini serta sebarang dokumen untuk faedah atau pampasan anda.
- Sekiranya anda mempunyai haiwan kesayangan, sertakan juga catatan haiwan.
Langkah 4. Ambil gambar barang atau harta benda berharga untuk perlindungan insurans
Tidak semua barang yang anda miliki dapat dimasukkan ke dalam kotak kunci anda, jadi menyimpan gambar barang berharga dapat membantu jika ada yang rosak dan anda perlu mengemukakan tuntutan insurans. Ambil gambar barang berharga yang boleh rosak dalam kemalangan. Simpan salinan fizikal gambar di dalam kotak, dan juga muat naik salinan digital ke pemacu denyar atau fail penyimpanan awan.
Beberapa item yang mungkin anda perlukan meliputi rumah, kereta, karya seni, barang koleksi, atau barang elektronik yang mahal
Langkah 5. Tinggalkan sejumlah wang tunai di kotak kunci sekiranya berlaku
Sekiranya terdapat gangguan elektrik atau anda terpaksa meninggalkan rumah anda, maka anda mungkin tidak dapat mengakses akaun bank anda. Tinggalkan dana tunai kecemasan dengan bil kecil, tidak lebih tinggi daripada $ 20 bil, sekiranya anda memerlukan wang semasa kecemasan.
Walaupun mempunyai wang kecemasan adalah penting, jangan tinggalkan semua simpanan anda di sana. Wang dalam akaun bank diinsuranskan oleh FDIC dan wang di kotak kunci anda tidak. Lebih baik tinggalkan sebahagian besar simpanan anda di bank dan simpan hanya wang tunai yang anda perlukan
Langkah 6. Gunakan kabinet fail yang boleh dikunci untuk kertas kerja yang kurang penting
Mana-mana isi rumah mempunyai banyak dokumen lain yang tidak kritikal dan tidak perlu berada di peti kunci anda. Kaedah terbaik untuk menyimpan dokumen ini adalah dengan kabinet fail yang boleh dikunci dengan logam. Ini menjadikan mereka terlindung dan teratur, dan anda tidak perlu risau untuk membawanya jika anda perlu meninggalkan rumah anda.
- Beberapa dokumen penting tetapi tidak kritikal merangkumi penyata bank baru-baru ini, penyata cukai lebih dari setahun, kertas sekolah atau kerja, bil utiliti, penyata kad kredit, dan resit penting.
- Secara amnya, jika bil atau penyata berusia lebih dari satu tahun, anda boleh menghancurkannya. Anda juga boleh mendigitalkannya jika anda ingin menyimpan rekod tanpa kekacauan.
Petua
- Sekiranya anda lebih suka menyimpan dokumen anda di luar rumah anda, anda juga boleh menyewa peti kunci di bank anda. Tanya juruwang mengenai pilihan anda.
- Untuk bersiap sedia menghadapi kecemasan, sebaiknya simpan makanan, air, ubat-ubatan, lampu suluh, radio mudah alih, dan peti pertolongan cemas.
Amaran
- Sekiranya berlaku kecemasan dan anda harus meninggalkan rumah anda dengan segera, utamakan keselamatan semua orang terlebih dahulu. Dokumen anda boleh menunggu sehingga orang lain keluar.
- Jangan membahayakan nyawa atau keselamatan anda untuk menyimpan dokumen anda.
