Pemfailan abjad adalah cara asas untuk mengatur dokumen yang membolehkan anda menyimpan, mengakses, dan mengurus fail peribadi dan perniagaan anda dengan cepat
Dengan melaksanakan pemfailan abjad dalam hidup anda, anda akan memastikan semua dokumen dilindungi dan tersedia. Terdapat banyak peraturan mengenai cara membuat fail mengikut abjad dalam bahasa Inggeris untuk mengekalkan sistem pemfailan yang masuk akal. Nasib baik, mudah untuk memulakan dengan dokumen baru dan masih bukan perubahan yang sukar dilakukan sekiranya anda perlu menyusun semula!
Langkah-langkah
Bahagian 1 dari 2: Memfailkan mengikut abjad
Langkah 1. Tentukan sistem abjad yang akan anda gunakan
Bahkan sesuatu yang kelihatan langsung seperti pengarsipan abjad menawarkan beberapa pilihan untuk dipilih. Penting untuk anda memilih satu sistem dan menggunakannya secara konsisten.
- Pengisian huruf demi huruf mempertimbangkan setiap huruf dalam setiap kata dalam urutan penampilan, mengabaikan ruang antara kata-kata.
- Pemfailan kata demi kata memerintahkan item berdasarkan huruf pertama setiap kata berturut-turut.
- Pengisian unit demi unit mengambil kira setiap kata, singkatan, dan awal, memerintahkan item sesuai dengan ini. Sistem unit demi unit secara amnya disyorkan.
Langkah 2. Item kumpulan
Setelah anda mempunyai semua item yang perlu anda failkan, tentukan bagaimana anda mahu mengelompokkan fail tersebut. Anda boleh memilih format kamus, di mana semua fail dimasukkan dalam satu susunan abjad, tanpa mengira jenis fail atau item yang terdapat di dalamnya. Anda juga boleh menggunakan format ensiklopedia, di mana item dikelompokkan mengikut jenis atau subjek, dan kemudian setiap kumpulan disusun mengikut abjad.
Sekiranya anda mempunyai banyak jenis item yang perlu difailkan (resipi, resit cukai, surat, dan lain-lain), maka berguna untuk menggunakan format ensiklopedia. Kumpulkan item mengikut jenis terlebih dahulu, kemudian susun item mengikut abjad mengikut setiap kumpulan. Pastikan kumpulan dipisahkan menggunakan pembahagi atau pengekodan warna
Langkah 3. Indeks fail anda
Pengindeksan adalah cara meletakkan setiap bahagian tajuk dalam unit yang betul. Untuk mengindeks item sebelum memasukkannya, anda mesti menguraikan elemen nama setiap item dan membuat nama abjad baru, yang mungkin berbeza dari nama standard. Sebagai contoh:
- Anggaplah anda mempunyai item berikut untuk diindeks dan difailkan: sebuah artikel di aardvarks yang bertajuk "Nocturnal Feeding of Aardvarks", sebuah biografi ahli aardvark terkenal Jane A. Doe, dan brosur promosi untuk pameran aardvark Zoo Detroit.
- Biografi Jane A. Doe akan diindeks sebagai "Doe, Jane A.," sejak nama belakang didahulukan dalam pengarsipan. Ini akan diajukan di bawah huruf "D."
- Artikel "Pemakanan Noardurnal dari Aardvarks" dapat diindeks sebagaimana adanya, jika Anda memilih pengelompokan gaya kamus. Itu bisa diajukan dengan huruf "N" (untuk "Nocturnal"), menggunakan pengelompokan ini.
- Sebagai alternatif, anda dapat mengindeks "Makan Narkurnal dari Aardvarks" sebagai "Aardvarks, Nocturnal Feeding dari." Ini akan masuk akal jika anda menggunakan pengelompokan gaya ensiklopedia, dan tidak hanya memfailkan item yang berkaitan dengan aardvarks. Item itu kemudian akan diajukan di bawah "A."
- Brosur promosi boleh diindeks sebagai "Aardvarks, pameran (Detroit Zoo)." Ini masuk akal jika anda menjangkakan mempunyai beberapa bahan pada pameran aardvark-misalnya, anda mungkin mempunyai item lain untuk diindeks sebagai "Aardvarks, pameran (Toledo Zoo)."
- Sebagai alternatif, brosur promosi dapat diindeks sebagai "Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)." Ini mungkin masuk akal jika anda mengharapkan memiliki beberapa item yang berkaitan dengan Detroit Zoo, atau jika anda ingin menggunakan pengelompokan gaya ensiklopedia untuk memfailkan item dengan lokasi geografi.
Langkah 4. Susun fail mengikut abjad mengikut nama yang diindeks
Peraturan umum untuk mengajukan mengikut abjad adalah menyusun item mengikut urutan dari A (pertama) hingga Z (terakhir). Gunakan maklumat yang semakin spesifik untuk membezakan dan memesan item yang berasingan. Contohnya:
- Urutan fail yang diindeks Anda pada langkah sebelumnya dapat (bergantung pada sistem yang Anda gunakan): "Doe, Jane A.," "Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)," dan "Nocturnal Feeding of Aardvarks" ATAU "Aardvarks, pameran (Detroit Zoo), "" Aardvarks, Nocturnal Feeding of, "dan" Doe, Jane A."
- File untuk "Wallaby" akan muncul setelah file untuk "Emu." File untuk "Kangaroo" akan muncul di antara, dan file untuk "Aardvark" akan muncul sebelum satu untuk "Bear" dan satu untuk "Emu." Ini akan memberi anda susunan fail berikut: "Aardvark," "Bear," "Emu," "Kangaroo," "Wallaby."
- Sekiranya anda menambahkan fail untuk "Anteater", ia akan muncul setelah ada fail untuk "Aardvark." Oleh kerana keduanya dimulai dengan huruf "A", Anda harus melihat huruf kedua dari setiap kata ("N" dan "A," masing-masing) untuk menentukan urutan, dan kemudian menyusun fail berdasarkan ini. Pesanan baru adalah: "Aardvark," "Anteater," "Bear," "Emu," "Kangaroo," "Wallaby."
Langkah 5. Labelkan folder fail anda
Untuk memudahkan mencari item, label setiap folder fail dengan nama terindeks dari item yang terkandung di dalamnya. Ini juga akan memudahkan untuk memperkenalkan fail baru dalam urutan yang betul.
- Letakkan item dalam folder yang ditetapkan untuknya.
- Anda juga mungkin berguna untuk mewarnai kod fail anda untuk meningkatkan kebolehgunaan. Contohnya, jika Anda menggunakan pengelompokan gaya ensiklopedia, beri setiap kumpulan warna yang terpisah, dan label setiap item / fail dalam setiap kelompok dengan warnanya masing-masing.
Langkah 6. Mendokumentasikan sistem pengindeksan dan pemfailan
Selaras dengan sistem pengindeksan dan pemfailan anda, apa sahaja. Pastikan sesiapa yang mempunyai akses ke fail mengetahui sistem. Sebagai contoh, anda boleh membuat dan membagikan dokumen yang memperincikan peraturan sistem pemfailan anda. Ini akan membantu semua orang dapat menggunakan sistem pemfailan dengan cekap.
Langkah 7. Failkan item baru dengan betul
Letakkan fail di kabinet berdasarkan nama yang diindeks dan susunan abjad, mengikut sistem yang anda gunakan. Alihkan fail semasa seperti yang diperlukan untuk meletakkan fail baru di tempat yang betul.
Bahagian 2 dari 2: Berurusan dengan Kes Khas
Langkah 1. Failkan item mengikut jangka masa yang ketara
Kadang-kadang, masuk akal untuk memfailkan item berdasarkan kata kunci, tanpa mengira urutan kata-kata dalam tajuk atau nama muncul. Ini memastikan bahawa fail dapat diindeks dan ditempatkan menggunakan istilah yang paling logik. Contohnya
"First Bank of Chicago" dapat diindeks dan difailkan sebagai "Chicago, First Bank of." "Chicago" adalah istilah utama dalam entri ini, bukan "Pertama" atau "Bank," terutama jika anda mungkin mempunyai barang lain dengan nama yang serupa, seperti "First Bank of Tulsa" atau "Chicago Bank and Trust."
Langkah 2. Susun nama mengikut nama keluarga
Piawaian pemfailan khas mengesyorkan mengindeks individu dengan nama belakang, kerana nama keluarga dianggap istilah penting.
- Oleh itu, "Jane A. Doe" akan diindeks dan difailkan sebagai "Doe, Jane A."
- Letakkan tajuk (Dr., Puan, Mejar, dll.) Di akhir. "Dr. Jane A. Doe, "misalnya, akan diindeks dan difailkan sebagai" Doe, Jane A., Dr."
- Umumnya, urutkan nama kerana dieja, huruf demi huruf. Contohnya, "MacDonald" akan muncul sebelum "McDonald." Begitu juga, "D", "" L "," "Le," "de," dll dianggap sebagai bahagian nama, bukan unit terpisah. Contohnya, pesan fail "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle," dan "Wolfe" dalam urutan itu (dan BUKAN sebagai "L'Engle," Le Guin, "" Heinlein, "" Wolfe ").
- Pengecualian umum mengenai peraturan mengenai nama ini adalah apabila nama individu menjadi sebahagian daripada nama perniagaan atau organisasi. Dalam kes ini, perlakukan nama individu sebagai unit dalam nama perniagaan. Sebagai contoh, "Jane A. Doe Pest Control" akan diajukan di bawah "J," dan TIDAK diindeks sebagai "Doe, Jane A. Pest Control."
Langkah 3. Abaikan artikel, kata hubung, dan kata depan
Artikel (seperti "a," "an," dan "the"), konjungsi (seperti "dan," "tetapi," dan "atau"), dan preposisi (seperti "untuk," "dari," dan "In") biasanya dilewati ketika mengindeks dan mengajukan abjad, kerana tidak dianggap istilah penting. Ini berlaku walaupun mereka membentuk permulaan nama item. Contohnya:
- "Penyelidikan Amalan Makan Emu" akan diajukan di bawah "E," untuk "Emu" (kata penting dalam judul item ini), dan bukan "A" untuk "an."
- "Doe and Smith Pest Control" akan diajukan setelah "Doe, Jane A." Kedua-dua nama yang diindeks dimulai dengan kata "Doe," sehingga Anda beralih ke istilah penting berikutnya di masing-masing ("Smith" dan "Jane," masing-masing) untuk menentukan susunan fail. Abaikan perkataan "dan," kerana tidak penting.
Langkah 4. Rawat singkatan seolah-olah dieja
Semasa mengindeks dan memfailkan item, Anda mungkin mengalami singkatan seperti "Mfg." (untuk "Pembuatan") atau "Inc." (untuk "Diperbadankan). Umumnya, anda harus mengindeks dan memfailkan item seolah-olah singkatan ini dijabarkan, dan bukan sekadar rentetan huruf.
Sebagai contoh, "Jane A. Doe Mining Company" akan diajukan setelah "Jane A. Doe Mfg."
Langkah 5. Failkan nombor secara biasa
Semasa memasukkan item mengikut abjad, anda mungkin menemui angka dalam tajuknya. Secara amnya, nombor fail biasanya, bukannya seolah-olah dieja. Nombor juga diisi sebelum huruf.
- Misalnya, "Perusahaan 3M" akan diajukan sebelum "100 Idea Bisnis Hebat" (sejak "3" muncul sebelum "100").
- "Idea Perniagaan Hebat" dan "Pemimpin Perniagaan Hebat" akan diajukan setelah "100 Idea Perniagaan Hebat," kerana angka disusun sebelum huruf.
- Angka yang sudah dieja dianggap sebagai perkataan, bukan angka. Sebagai contoh, masukkan item "100 Pemimpin Perniagaan Hebat", "Idea Perniagaan Hebat", dan "Dua Ratus Idea Perniagaan Hebat" dalam urutan itu.
- Jika itu memenuhi tujuan pengarsipan Anda, bagaimanapun, Anda dapat membuat pengecualian dan selalu memfailkan angka seolah-olah mereka dijabarkan.
Langkah 6. Berurusan dengan watak khas
Mana-mana watak bukan abjad atau bukan angka yang anda hadapi semasa mengindeks dan memfailkan item mesti diambil kira. Apa yang harus dilakukan dengan watak-watak ini, bergantung pada jenisnya:
- Tanda baca (seperti tanda petik, noktah, dan koma) umumnya tidak diendahkan ketika mengindeks dan memfailkan item. Contohnya, failkan "Kopi Terbaik Washington", dan "Washington State Fair" mengikut urutan itu.
- Pesakit kencing manis dianggap sebagai huruf yang sesuai, tanpa tanda diakritik. Contohnya, fail "Éclair" sebagai "Eclair", dan "Über" sebagai "Uber." Pengecualian untuk ini adalah ketika anda mengajukan mengikut abjad bahasa yang menggunakan diakritik, dalam hal ini anda harus mengikuti susunan abjad biasa bahasa itu.
Langkah 7. Gunakan peraturan umum "apa-apa sebelum sesuatu" apabila perlu
Secara amnya, ruang (termasuk tanda baca dan elemen lain yang dilangkau) diabaikan ketika mengajukan abjad. Walau bagaimanapun, dalam kes di mana anda mempunyai item yang dimulai dengan cara yang sama, gunakan spasi atau peraturan "tiada apa-apa sebelum sesuatu" untuk menentukan urutan pemfailan.
- Contohnya, fail "North East Bank," "North East Manufacturing" dan "Northeast Bank," dalam urutan itu.
- Begitu juga, "Doe, Jane A." akan diajukan sebelum "Doe, Jane A., Dr."
Langkah 8. Membezakan fail dengan maklumat yang lebih terperinci, jika perlu
Dalam kes yang jarang berlaku, maklumat abjad tidak cukup untuk menentukan susunan fail. Dalam kes ini, anda mesti menggunakan maklumat lebih lanjut untuk mengindeks dan memesan item. Tandakan maklumat tambahan ini pada fail masing-masing untuk membantu anda membezakannya. Contohnya:
- Sekiranya anda mempunyai barang untuk dua individu yang berbeza bernama Jane A. Doe, anda boleh memesannya sebelum tarikh lahir. Fail "Doe, Jane A. (b. 1853)" akan muncul sebelum fail "Doe, Jane A. (b. 1967).
- Anda juga boleh memesan item mengikut geografi ketika anda perlu membuat perbezaan. Sekiranya anda mempunyai fail untuk tiga bank yang berlainan di tiga lokasi yang berbeza, dan setiap bank disebut "First United Bank and Trust", anda boleh memesannya mengikut abjad mengikut urutan "First United Bank and Trust (Georgia)", "First United Bank dan Amanah (Oklahoma), "dan" First United Bank and Trust (South Dakota)."
- Begitu juga, jika anda mempunyai item untuk dua beruang atau jenis beruang yang berbeza, anda akan membezakannya lebih jauh, berdasarkan spesies, lokasi geografi, dll. Sebagai contoh, anda mungkin mempunyai fail pada "Bear, Brown" dan "Bear, Grizzly" (dalam urutan itu), atau fail pada "Bears (Eropah)" dan "Bears (Amerika Utara)" (mengikut urutan itu).
Langkah 9. Menerbitkan pengecualian dan peraturan khas
Pastikan bahawa semua orang yang menggunakan fail anda mengetahui tentang pengecualian daripada garis panduan standard yang dimasukkan ke dalam sistem pemfailan anda. Ini akan membantu memastikan semua orang dapat menggunakan sistem pemfailan dengan betul dan cekap.
